[TIP] Cách xóa toàn bộ siêu dữ liệu cá nhân khỏi Microsoft Office



Mọi thứ bạn làm đều tạo ra dữ liệu ở đâu đó. Dữ liệu đó, khi được thu thập và phân tích, sẽ trở thành thông tin. Thông tin đó có thể cho ai đó biết về bạn nhiều hơn những gì bạn muốn họ biết.

Thông tin được thu thập theo thời gian có thể cho ai đó biết mọi thứ về bạn và có thể được sử dụng để giúp đỡ hoặc làm hại bạn. Những dữ liệu này được gọi là siêu dữ liệu.

Siêu dữ liệu là gì?

Siêu dữ liệu là dữ liệu về dữ liệu. Có phải bạn không thích khi mọi người sử dụng một từ để định nghĩa từ đó? Dữ liệu là những sự việc hoàn toàn khách quan. Nó không bao giờ bị nghi ngờ tính chân thật. Một là một và không là không. Nhiệt độ là nhiệt độ. Ngày hôm nay là ngày hôm nay. Bạn đã hiểu đúng rồi đó.

Siêu dữ liệu là những sự việc về một mẩu dữ liệu. Hãy minh họa điều này bằng ví dụ viết thư trong Microsoft Word.

Bạn gõ một bức thư để gửi cho chính quyền về những sự việc phi đạo đức, thậm chí có thể là bất hợp pháp đang diễn ra tại nơi làm việc của bạn. Vâng, ví dụ của chúng tôi rất kịch tính!

Bức thư là thông tin được tạo ra từ các ký tự bạn đã nhập theo một thứ tự nhất định. Các ký tự bạn đã nhập được tạo bởi một loạt các số 1và số 0. Những số 1 và số 0 là dữ liệu tạo nên thông tin trong thư.

Khi những số 1 và số 0 được chuyển thành chữ cái, thì có dữ liệu khác về chữ cái sẽ được tạo. Một số siêu dữ liệu đó bao gồm thời gian bạn gõ chữ cái, người đã gõ chữ cái đó, thời gian nó được lưu lần cuối, phiên bản Word mà bạn làm việc, tất cả đều là dữ liệu về dữ liệu hoặc siêu dữ liệu.

Chúng ta dùng siêu dữ liệu để làm gì?

Trong Microsoft Office, hầu hết các siêu dữ liệu đều đem lại lợi ích cho bạn. Nó có thể giúp bạn tìm ra phiên bản mới nhất của tài liệu hoặc xem ai đã tạo tài liệu để bạn có thể hỏi họ các câu hỏi về phiên bản đó. Nó giúp theo dõi các chỉnh sửa hoặc nhận xét về các tài liệu.

Chương trình Office và các chương trình khác cũng sử dụng siêu dữ liệu để làm việc với tài liệu. Ví dụ, Windows Explorer sử dụng thông tin để phân loại và sắp xếp các tài liệu.

Tại sao tôi muốn xóa siêu dữ liệu?

Hãy trở lại bức thư mà bạn đã gửi đến nhà chức trách về một một sự việc phi pháp đang diễn ra tại nơi làm việc. Bạn có thể làm điều này một cách ẩn danh vì bạn sợ bị trả thù, hoặc bạn không muốn dính líu gì ngoài việc gợi lên sự chú ý của chính quyền.

Bạn đi ra ngoài và nhập một địa chỉ e-mail tạm thời và gửi nó từ một máy tính công cộng tại thư viện để che dấu dấu vết của bạn. Do siêu dữ liệu, tài liệu có thể có thông tin có thể được sử dụng để liên kết lại với bạn. Nó thậm chí có thể vẫn có tên của bạn.

Tệ hơn nữa là, những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu, mặc dù bạn không còn thấy chúng nữa,  nhưng chúng vẫn có thể có trong tài liệu. Nếu bạn đã viết một đoạn văn về một cái gì đó liên quan cụ đến bạn nhưng sau đó bạn xóa chúng đi bởi vì nó có thể được sử dụng để nhận dạng bạn, thì nó vẫn có thể là một phần của tệp ở dạng siêu dữ liệu.

Làm thế nào để tôi có thể xem siêu dữ liệu Office?

Sau đây là danh sách các phương thức để xem siêu dữ liệu nào được đính kèm vào các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint của bạn. Siêu dữ liệu xung quanh e-mail được gửi từ Outlook phức tạp hơn nhiều và không có trong phạm vi của bài viết này.

Xem siêu dữ liệu trong Word, Excel, or PowerPoint

Với tài liệu, workbook hoặc bản trình bày mở mà bạn muốn kiểm tra:

Nhấp vào File ở góc trên bên trái.

Trên màn hình Info, bạn sẽ thấy nhiều thông tin như Kích thước, Trang, Từ, Tổng thời gian chỉnh sửa, Sửa đổi lần cuối, Đã tạo và Những người có liên quan trong số các dữ liệu khác.

Trong dữ liệu đó, nhấp vào Show All Properties để xem thêm dữ liệu.

LƯU Ý: Hãy chú ý đến dữ liệu Mẫu. Nếu bạn đã sử dụng một mẫu có tên của bạn hoặc tên công ty trong tên tệp của nó, thì nó có thể được sử dụng để theo dõi bạn.

Xem Siêu dữ liệu trong Windows Explorer

Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.

Nhấp chuột phải vào tệp và nhấn Properties.

Trong cửa sổ Properties, nhấp vào tab Details. Bạn sẽ thấy tất cả các siêu dữ liệu trong một danh sách nhỏ gọn và súc tích.

Xem tất cả các Siêu dữ liệu cho tệp Word, Excel, hoặc PowerPoint

Extensible Markup Language (XML) là tài liệu defacto để lưu trữ siêu dữ liệu trong máy tính. Nó đi kèm với tất cả các loại tập tin và các tệp Microsoft Office.

Xem các tài liệu XML này rất dễ dàng. Hãy thực hiện điều này với một tập tin Word.

  1. Mở Windows
    Explorer
    và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.
  2. Sao chép tập tin, vì vậy bạn sẽ không vô tình làm hỏng tập tin gốc.
  3. Chọn tệp sao chép và chạm vào nút F2 trên bàn phím hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn Rename.

Thay đổi phần mở rộng của tệp từ .docx thành .zip. Vâng, mỗi kiểu tệp Office kết thúc bằng x là một tệp nén chứa các tài liệu XML. Bạn sẽ nhận được một cảnh báo về việc này. Bấm Yes.

Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Extract All…

Khi cửa sổ mở ra, nó sẽ hỏi bạn rằng bạn muốn lưu các tệp được giải nén này ở đâu và bạn có muốn hiển thị các tệp được giải nén khi hoàn tất hay không. Các giá trị mặc định là tốt. Nhấp vào Extract.

Sau khi trích xuất xong, bạn sẽ thấy ba thư mục và một tệp XML. Xem các tập tin này để xem chúng chứa những thông tin nào. Nếu bạn bấm đúp vào tệp XML, nó có thể sẽ mở trong Internet Explorer.

Nó sẽ trông khá kỳ lạ, nhưng bạn sẽ có thể tìm ra hầu hết các thông tin có ích. Có hai tệp XML có thể chứa tên của bạn: core.xml trong thư mục docPropsdocument.xmlpeople.xml, cả trong thư mục word.

Cách xóa siêu dữ liệu khỏi Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Phải mất một thời gian dài để đến bước này, nhưng nếu bạn đang làm điều gì đó như thế này thì bạn nên biết chính xác tại sao. Hãy để cùng nhau làm điều đó.

Xóa siêu dữ liệu trong Word, Excel, hoặc PowerPoint

Nhấp vào File ở góc bên trái.

Trong trang Info, nhấp vào Check for Issues ở bên trái, gần giữa trang.

Chọn Inspect Document. Cửa sổ Document Inspector sẽ mở ra.

Đảm bảo rằng bạn đã chọn tất cả các mục trong Document Inspector, sau đó nhấp vào nút Inspect.

Khi Trình kiểm tra tài liệu hoàn tất, bạn sẽ thấy thông tin về loại dữ liệu mà nó tìm thấy. Hình tròn có dấu tích màu xanh lục có nghĩa là nó không tìm thấy dữ liệu thuộc loại đó. Dấu chấm than màu đỏ có nghĩa là nó đã tìm thấy loại dữ liệu đó. Bên cạnh phần mô tả về kiểu dữ liệu đó, bạn sẽ thấy nút Remove All.

Nhấn vào đó để loại bỏ tất cả loại dữ liệu đó. Có thể có nhiều các nút này, vì vậy hãy cuộn xuống để đảm bảo bạn thấy được tất cả các nút.

Sau khi bạn đã xóa siêu dữ liệu, bạn có thể muốn nhấp vào nút Reinspect, để đảm bảo rằng nó đã không bỏ lỡ bất cứ điều gì.

Lưu tài liệu của bạn ngay bây giờ để đảm bảo dữ liệu không được nhập lại.

Làm thế nào để chắc chắn siêu dữ liệu đã bị xóa

Thực hiện các bước ở trên để View All Metadata in Word, Excel, hoặc PowerPoint. Khi kiểm tra các tệp core.xml, document.xml và people.xml, bạn sẽ thấy rằng không còn dữ liệu cá nhân nào trong tài liệu nữa.

Nếu bạn thay đổi phần mở rộng trở lại từ .zip thành .docx, bạn sẽ có thể mở lại tệp trong Word bình thường.

Cách xóa siêu dữ liệu trong Windows Explorer

Đây là một phương pháp tốt nếu bạn muốn loại bỏ siêu dữ liệu khỏi một số tệp một cách nhanh chóng. Xóa siêu dữ liệu cho hai hoặc nhiều tệp có thể được thực hiện trong vài giây.

Mở Windows Explorer và điều hướng đến tệp bạn muốn xóa siêu dữ liệu. Nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Properties.

Trong cửa sổ Properties, nhấp vào tab Details và nhấp vào Remove Properties and Personal Information.

Bạn có thể loại bỏ thông tin theo hai cách. Bạn có thể xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc hoặc tạo một bản sao của tệp mà không có bất kỳ siêu dữ liệu nào.

Xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc

Chọn Remove the following properties
from this file:
sau đó chỉ chọn các hộp bạn muốn hoặc nhấp vào Select All. Sau đó bấm OK.

Tạo một bản sao không có siêu dữ liệu

Điều này sẽ tạo một bản sao của tệp và thêm từ Copy vào cuối tên tệp. Bản sao đó sẽ không có bất kỳ siêu dữ liệu nào được liên kết với nó.

Trong cửa sổ Remove Properties, chọn Create a
copy with all possible properties removed
sau đó nhấp vào nút  OK.

So sánh các thuộc tính của bản gốc và bản sao để thấy sự khác biệt.

Vậy là sẽ không còn thông tin cá nhân của bạn nữa?

Điều này có nghĩa là không còn thông tin cá nhân của bạn nữa? Bạn không thể được nhận dạng bây giờ từ các tài liệu? Điều đó thì thật khó nói. Những gì bạn làm với tài liệu tiếp theo sẽ xác định các thông tin đó.

Bất kỳ quy trình xử lý kỹ thuật nào khác từ tài liệu, như gửi email, có thể thêm siêu dữ liệu trở lại. Một lựa chọn khả thi là in tài liệu và gửi nó. Thật là khó khăn để có được siêu dữ liệu từ giấy phải không.

- Tags: