[TIP] Cách bảo mật mật khẩu cho một file Excel



Mật khẩu bảo vệ bảng tính Excel của bạn có thể ngăn người khác sử dụng trái phép dữ liệu của bạn, nhưng tốt nhất là bạn không bao giờ lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm trong bảng tính Excel.

Tại sao? Vì lý do đơn giản là mật khẩu Excel có thể dễ dàng bị bẻ khóa. Điều này là do Excel sử dụng một hình thức mã hóa rất yếu, có thể dễ dàng bị phá vỡ khi có người sử dụng dictionary attacks và brute force attacks.

Nếu bạn bắt buộc phải sử dụng Excel để lưu trữ thông tin nhạy cảm, thì bạn nên sử dụng phiên bản Excel mới nhất, đó là Excel 2013 hoặc Excel 2010. Phiên bản Excel càng cũ thì càng dễ bị bẻ khóa mật khẩu. Ở các phiên bản cũ hơn Excel 2010, dù mật khẩu của bạn phức tạp hay dài đến đâu cũng có thể bị bẻ khóa.

Tuy nhiên, các phiên bản sau của Excel sử dụng các phương thức mã hóa phức tạp hơn và do đó độ dài và độ phức tạp của mật khẩu là vấn đề cần quan tâm. Vì vậy, tốt nhất là sử dụng mật khẩu dài hơn thông thường và nên bao gồm số và ký hiệu.

Ngoài mật khẩu bảo vệ tệp Excel của bạn, bạn có thể tăng cường tính bảo mật bằng cách mã hóa toàn bộ tệp. Điều này sẽ bảo vệ tài liệu nếu chúng bị đánh cắp từ chính máy tính của bạn.

Bây giờ để thêm mật khẩu vào tệp Excel. Khi sử dụng Microsoft Excel, có một số cách khác nhau mà bạn có thể bảo mật bảng tính hoặc workbook của mình.

Microsoft Excell 2007 Logo

Một trong những phương pháp đầu tiên và dễ nhất là bảo mật toàn bộ trang tính hoặc workbook. Để thực hiện việc này trong Microsoft Excel 2007, đầu tiên đến tab Review và chọn mục Protect Sheet hoặc Protect Workbook.

Protect Worksheet

Khi cửa sổ xuất hiện, chọn tùy chọn của bạn và nhập mật khẩu mong muốn. Mật khẩu của bạn có thể là một chuỗi kí tự ngẫu nhiên mà không ai có thể nghi ngờ (như 45pQ93S21!). Để ghi nhớ mật khẩu của bạn, hãy sử dụng chương trình quản lý mật khẩu như LastPass, siêu an toàn. Bạn cũng có thể đọc bài viết trước của tôi về việc bảo mật dữ liệu và mật khẩu của bạn.

Protect Worksheet Pop Up Box

Tiếp theo, đặt mật khẩu bảo vệ toàn bộ workbook. Để làm điều này, bấm vào File, sau đó Save as. Khi cửa sổ lưu tệp xuất hiện, nhập tên tệp của bạn, sau đó chọn mục Tools từ menu thả xuống. Từ menu đó, chọn General Options.

Điều này sẽ cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ toàn bộ workbook và ngăn chặn bất kỳ ai khác mở và xem nội dung bên trong. Giờ đây, bạn có hai lớp bảo vệ: một ở cấp độ trang tính và một ở cấp độ workbook.

Save with protection

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn mở tệp Excel được bảo vệ này, trước tiên bạn sẽ thấy một màn hình như màn hình bên dưới yêu cầu nhập mật khẩu của bạn.

Password Prompt

Tóm tắt các bước để bảo vệ an toàn tệp Excel

1. Chỉ sử dụng các phiên bản Excel mới nhất: Excel 2010 hoặc Excel 2013.

2. Sử dụng các cách đặt mật khẩu hữu ích, có nghĩa là mật khẩu dài hơn với các loại ký tự, số và ký hiệu khác nhau. Ngoài ra, hãy cố gắng tạo mật khẩu ngẫu nhiên nhất có thể và sử dụng trình quản lý mật khẩu để theo dõi mật khẩu của bạn.

3. Bảo vệ trang tính của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn Protect Workbook và Protect Sheet.

4. Lưu trữ tệp ở vị trí an toàn trên máy tính của bạn như ổ cứng đã được mã hóa.

Nhìn chung, sử dụng bảo mật Excel với cách bảo mật đơn giản là không đủ. Bạn cần mã hóa tốt hơn với các phiên bản Excel cao hơn, mật khẩu dài hơn và ngẫu nhiên hơn và thêm các mã hóa bổ sung do Excel cung cấp. Nếu bạn làm theo các cách bảo mật này, bạn có thể yên tâm sẽ không ai có thể mở tệp Excel của bạn.

- Tags: