[TIP] Cách tạo và sử dụng các công thức bên trong bảng của Word



Có rất nhiều lần tôi cần đưa một số tính toán dữ liệu đơn giản vào tài liệu Word và bảng là tùy chọn tốt nhất. Bạn luôn có thể cố gắng chèn toàn bộ bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình, nhưng đôi khi điều đó là không thể.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách bạn có thể sử dụng các công thức bên trong các bảng trong Word. Chỉ có một số ít công thức bạn có thể sử dụng, nhưng bạn có thể tính tổng, đếm, làm tròn số, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đã quen với Excel, thì sử dụng các công thức trong Word sẽ là một điều khá dễ dàng.

Chèn công thức vào bảng trong Word

Hãy bắt đầu bằng cách tạo ra một bảng đơn giản. Bấm vào tab Insert và sau đó bấm vào Table. Chọn số lượng hàng và cột bạn muốn từ lưới.

insert table word

Khi chèn xong bảng của bạn, hãy tiếp tục và thêm một số dữ liệu. Tôi chỉ làm một bảng thực sự đơn giản với một vài số cho ví dụ của tôi.

word table example

Bây giờ hãy tiếp tục và chèn vào một công thức. Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ thêm ba giá trị đầu tiên vào hàng đầu tiên (10+10+10). Để thực hiện việc này, bấm vào bên trong ô cuối cùng ở cột thứ tư, bấm vào Layout trong thanh công cụ và sau đó bấm vào Formula ở phía bên phải.

insert word formula

Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Công thức với mặc định là =SUM(LEFT).

add formula word

Nếu bạn chỉ nhấp vào nút OK, bạn sẽ thấy giá trị mà chúng ta đang tìm kiếm trong ô (30).

added sum word

Hãy nói về công thức. Giống như Excel, một công thức bắt đầu bằng dấu bằng, theo sau là tên hàm và đối số trong ngoặc đơn. Trong Excel, bạn chỉ chỉ định các tham chiếu ô hoặc các phạm vi được đặt tên như A1, A1: A3, v.v., nhưng trong Word, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ chỉ vị trí sau.

Trong ví dụ này, LEFT có nghĩa là tất cả các ô nằm ở bên trái của ô có công thức. Bạn cũng có thể sử dụng RIGHT, ABOVE và BELOW. Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí này với các hàm SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT và AVERAGE.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp các đối số này. Ví dụ: tôi có thể nhập =SUM(LEFT, RIGHT) và nó sẽ cộng tất cả các giá trị ở ô ở bên trái và bên phải của ô đó. =SUM(ABOVE, RIGHT) sẽ cộng tất cả các số nằm phía trên và bên phải chả ô đó. Bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

Bây giờ, hãy nói về một số chức năng khác và cách chúng ta có thể chỉ định các ô theo một cách khác. Nếu tôi muốn tìm số tối đa trong cột đầu tiên, tôi có thể thêm một hàng khác và sau đó sử dụng hàm =MAX(ABOVE) để nhận được giá trị 30. Tuy nhiên, có một cách khác bạn có thể làm điều này. Tôi cũng có thể chỉ cần nhập =MAX(A1:A3) vào bất kỳ ô nào, thao tác này sẽ tham chiếu ba hàng đầu tiên trong cột đầu tiên.

cell reference word

Điều này thực sự thuận tiện vì bạn có thể đặt các công thức ở bất cứ nơi nào bạn muốn trong bảng. Bạn cũng có thể tham chiếu các ô riêng lẻ như viết =SUM(A1, A2, A3), sẽ cho bạn kết quả tương tự. Nếu bạn viết =SUM(A1:B3), nó sẽ cộng các ô A1, A2, A3, B1, B2 và B3. Sử dụng các kết hợp này, bạn có thể tham khảo khá nhiều dữ liệu bạn muốn.

Nếu bạn muốn xem danh sách tất cả các hàm bạn có thể sử dụng trong công thức Word, chỉ cần nhấp vào hộp Paste Function.

paste function word

Bạn có thể sử dụng các câu lệnh IF, ANDOR và hơn thế nữa. Hãy xem một ví dụ về một công thức phức tạp hơn.

if statement word

Trong ví dụ trên, tôi có =IF(SUM(A1:A3) > 50, 50, 0), có nghĩa là nếu tổng từ A1 đến A3 lớn hơn 50, hiển thị 50, nếu không thì hiển thị 0. Đáng chú ý là tất cả các hàm này thực sự chỉ khả dụng với số. Bạn không thể làm bất cứ điều gì với văn bản hoặc chuỗi và bạn không thể xuất bất kỳ văn bản hoặc chuỗi nào. Tất cả mọi thứ phải là một con số.

and statement word

Ở đây là một ví dụ khác sử dụng hàm AND. Trong ví dụ này, tôi giả sử rằng nếu cả giá trị tổng và giá trị tối đa của ô từ A1 đến A3 đều lớn hơn 50, thì đúng hoặc sai. Đúng được biểu thị bằng 1 và Sai bằng 0.

Nếu bạn gõ một công thức và nó có một lỗi trong đó, bạn sẽ thấy một thông báo lỗi về cú pháp như sau.

syntax error word

Để sửa lỗi này, chỉ cần nhấp chuột phải vào thông báo lỗi và chọn Edit Field.

edit field

Hộp thoại Field sẽ hiện ra. Ở đây bạn chỉ cần nhấp vào mục Formula.

edit formula

Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Chỉnh sửa công thức tương tự như lúc đầu. Hộp thoại này sẽ hiển thị tất cả những gì có để chèn công thức vào Word. Bạn cũng có thể kiểm tra tài liệu trực tuyến từ Microsoft với các giải thích chi tiết về từng hàm.

Nhìn chung, tính năng này không được dùng phổ biến trong Excel, nhưng nó sẽ hữu ích cho những bảng tính đơn giản ngay bên trong Word. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Chúc thành công!

- Tags: