[TIP] Di chuyển Email tự động vào các thư mục trong Outlook bằng Rules



Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách bạn có thể quản lý email Outlook của mình tốt hơn bằng cách chuyển các email một cách tự động vào các thư mục riêng biệt. Nếu bạn nhận được rất nhiều email mỗi ngày, thì điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn.

Thay vì tốn thời gian một giờ mỗi tuần để di chuyển email từ Hộp thư (Inbox) đến các thư mục phân loại của mình, Email Rules sẽ giúp tự động hóa cơ cấu Hộp thư của bạn. Điều này tương tự với việc sử dụng các nhãn và các bộ lọc trong Gmail.

Email Rules có vẻ phức tạp và chúng sẽ thật sự phức tạp nếu bạn muốn thực hiện một số thao tác phân loại phức tạp, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản muốn di chuyển các email công việc sang các thư mục công việc một cách tự động, thì chúng khá dễ dàng.

Để sử dụng Rules hiệu quả, đầu tiên bạn nên tạo một vài thư mục bên dưới hộp thư của bạn để phân loại email của mình, như Dự án, Công việc, Gia đình v.v.

Bạn có thể tạo ra các thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào Hộp thư hoặc bất kỳ thư mục nào và chọn Thư mục mới (New Folder). Thao tác trên thực hiện được trên Outlook 2010, 2013, 2016 2019 và Office 365.

Thiết lập Outlook Rule

Bây giờ, để bắt đầu, mở Outlook, nhấp vào mục Tập tin (File) và bạn sẽ thấy nút Quản lý và Cảnh báo (Manage Rules and Alerts) ở phía dưới.

Cửa sổ chính của bộ công cụ Quy tắc và Cảnh báo (Rules and Alerts) sẽ xuất hiện và bạn sẽ ngay lập tức nhìn thấy một quy tắc được tạo sẵn tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.

Từ đây hãy nhấp vào nút Quy tắc mới (New Rule) để bắt đầu làm việc với các quy tắc Outlook email đầu tiên. Các Rule Wizard thoại sẽ bật lên và nó sẽ cho bạn thấy một số nguyên tắc chung.

Đây là những quy tắc phổ biến nhất và có lẽ là tất cả những gì bạn sẽ cần. Quy tắc phổ biến nhất là quy tắc được liệt kê đầu tiên, Di chuyển tin nhắn từ ai đó đến thư mục (Move messages from someone to a folder). Tiếp tục và chọn mục này, sau đó nhấp vào mục Tiếp theo (Next).

Bạn sẽ nhìn thấy một bảng danh sách ở phía dưới Bước 2: bảng liệt kê này vẫn ở phía dưới với một số dòng được gạch chân. Trong thực tế, tất cả những gì bạn cần phải làm để thiết lập các quy tắc là nhấp vào các siêu liên kết Cá nhân hoặc Nhóm công khai (People or Public group) và Cụ thể (Specified) để chọn các địa chỉ email và những nơi mà bạn muốn lưu những email này.

Sau đó, nhấp vào nút Hoàn thành (Finish) để hoàn thành quy trình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn các quy tắc trở nên phức tạp hơn, hãy nhấp vào Tiếp theo (Next) để thấy nhiều tùy chọn hơn:

rules wizard

Khi bạn kiểm tra các điều kiện khác nhau trong bảng danh sách trên cùng, thì phần mô tả quy tắc ở phía dưới cũng sẽ có nhiều siêu liên kết hơn. Bạn thậm chí có thể tạo các quy tắc để tìm kiếm các từ cụ thể trong phần thân email và sau đó thực hiện các thao tác trên các email đó.

Điều tiếp theo bạn cần làm là nhấp vào từng liên kết và chọn các giá trị liên quan như địa chỉ email, thư mục, v.v. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn sẽ nhấp vào Cá nhân hoặc nhóm công khai (People ỏ Public group) và chọn địa chỉ email.

rules address

Sau đó nhấp vào từ được chỉ định và duyệt qua thư mục bạn muốn chuyển email đến hoặc nhấp vào Mới (New) và một thư mục mới sẽ được tạo trong thư mục đang được tô sáng.

rules and alerts folder

Bây giờ bạn sẽ thấy phần dưới cùng được cập nhật với các giá trị thực tế được dùng trong quy tắc của bạn.

outlook email values

Khi bạn nhấp vào Tiếp theo (Next) bạn có thể đặt thêm nhiều hành động khác cho quy tắc. Thông thường thì bạn có thể giữ nguyên nếu đó là một quy tắc đơn giản, nhưng nếu bạn cũng muốn thực hiện các hành động khác như phát âm thanh, chuyển tiếp email, tạo một bản sao, in email, bắt đầu một chương trình khác, chạy một kịch bản, v.v. , thì bạn có thể thực hiện được tất cả các hành động đó trên màn hình này.

perform actions outlook

.Nhấp vào Tiếp theo (Next) khi bạn hoàn thành và bạn sẽ được đưa đến hộp thoại Ngoại lệ (Exceptions) để bạn có thể chọn điều kiện nào mà bạn không muốn xử lý quy tắc này. Trừ những trường hợp đặc biệt, bạn có thể để trống, đó là mặc định.outlook rules exceptions

 

Nhấp vào Tiếp theo (Next) để đi đến phần cuối cùng của Rule Wizard. Bạn có thể đặt tên cho quy tắc như là “Di chuyển email bạn bè” để biết rõ nội dung khi nhấp vào nó.

Sau đó, nếu bạn đã có email trong Hộp thư đến phù hợp với quy tắc mới của mình, hãy đánh dấu vào ô để thực hiện quy tắc này trên các thư đã có trong Hộp thư đến (Run this Rule on messages already in Inbox). Bạn có thể để những mục khác ở chế độ mặc định và nhấp vào Kết thúc (Finish).
finish outlook rule

Giờ đây, bạn có thể tạo ra những quy tắc cho mọi người, bản tin, bảng sao kê ngân hàng / thẻ tín dụng và bất cứ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến để bắt đầu quản lý email Outlook của mình hiệu quả hơn! Chúc thành công!

- Tags: