[TIP] Định dạng các ô bằng cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel



Nếu bạn quen sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn, các tùy chọn định dạng có điều kiện trong Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ làm bạn ngạc nhiên. Vậy tại sao bạn cần sử dụng định dạng có điều kiện? Chà, đây là một vài lý do khiến tôi thích sử dụng tính năng này của Excel:

1. Để làm hiển thị dữ liệu của bạn theo cách hấp dẫn hơn.

2. Để làm cho bảng tính của bạn trở nên dễ hiểu hơn trong nháy mắt.

3. Để xác định một vài loại số để giúp giải quyết vấn đề.

4. Để giúp bạn cho ra kết quả từ dữ liệu của bạn.

5. Để hiển thị cho người dùng biết thế nào là “good” hoặc “bad” bằng cách sử dụng màu xanh lá cây và màu đỏ.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng mọi ô trong một phạm vi dựa trên tiêu chí của riêng bạn (và có rất nhiều tùy chọn về định dạng để chọn). Ví dụ: nếu bạn có một bảng tính về lợi nhuận và bạn muốn mã màu tất cả lợi nhuận lớn hơn 200 đô la là màu xanh lá cây và tất cả lợi nhuận dưới 200 đô la là màu vàng và tất cả các khoản lỗ là màu đỏ, thì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để nhanh chóng thực hiện tất cả công việc này.

Định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng một lượng dữ liệu đáng kể một cách nhanh chóng và dễ dàng – trong khi vẫn có thể phân biệt các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể tạo ra các quy tắc cho các tùy chọn định dạng cho phép Microsoft Excel tự động định dạng cho bạn. Bạn chỉ cần làm theo ba bước đơn giản sau đây.

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn định dạng.

Step 2: Nhấp vào mục Conditional Formatting dưới menu Home, phần Styles.

image_317.jpg

Bước 3: Chọn quy tắc của bạn. Có các quy tắc Highlight Cells RulesTop/Bottom Rules ở trên cùng cho phép bạn thực hiện so sánh các giá trị. Đối với ví dụ này, chúng tôi dùng ba quy tắc. Đầu tiên là bất kỳ giá trị nào lớn hơn 200 đô la đều có màu xanh lá cây.

Điều đáng lưu ý là chỉ có phần Highlight Cells Rules mới có thể được sử dụng để so sánh một tập dữ liệu này với tập dữ liệu khác. Những quy tắc khác sẽ chỉ sử dụng một tập dữ liệu mà bạn đã tô sáng và so sánh các giá trị với nhau. Ví dụ: khi sử dụng quy tắc Greater Than, tôi có thể so sánh các giá trị từ A1 đến A20 với một số cụ thể hoặc tôi có thể so sánh A1 với A20 với B1 với B20.

image_318.jpg

image_319.jpg

Quy tắc thứ hai và thứ ba cũng tương tự như vậy. Quy tắc thứ hai là các ô có giá trị trong khoảng từ 0 đến 200 đô la đều được định dạng màu vàng. Quy tắc thứ ba là các ô có giá trị dưới 0 đô la đều được định dạng màu đỏ. Đây là kết quả của bảng tính sau khi được định dạng xong một phần:

image_320.jpg

Nếu bạn không thích các tùy chọn định dạng này, Excel có nhiều tùy chọn Định dạng có điều kiện mới khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn có thể chèn các biểu tượng như mũi tên màu (Icon Setsg), biểu đồ thanh ngang như trong ví dụ thứ hai (Data Bars) hoặc thậm chí một loạt các màu được chọn tự động như trong ví dụ cuối (Color Scales). Ba tùy chọn này chỉ so sánh các giá trị trong cùng một bộ dữ liệu. Nếu bạn chọn A1 đến A20, nó sẽ chỉ so sánh các giá trị đó với nhau.

image_322.jpg

image_323.jpg

image_324.jpg

Nếu sau này bạn không muốn định dạng có điều kiện các ô nữa, thì bạn có thể xóa định dạng. Để thực hiện việc này, chọn nút Conditional Formatting và chọn Clear Rules. Sau đó, chọn xem bạn muốn xóa các quy tắc chỉ trong các ô đã chọn hoặc cho toàn bộ trang tính.

image_321.jpg

Ngoài ra, nếu bạn đã tạo một số quy tắc, bạn có thể quên quy tắc nào bạn đã áp dụng cho các ô nào. Vì bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một nhóm ô, nên nó có thể trở nên khá khó hiểu, đặc biệt là nếu người tạo bảng tính là một người khác. Để xem tất cả các quy tắc, nhấp vào mục Conditional Formatting và chọn Manage Rules.

rules manager

Khi bạn có nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một nhóm ô, các quy tắc sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ mức ưu tiên cao hơn đến mức ưu tiên thấp hơn. Theo mặc định, quy tắc mới nhất được thêm vào sẽ có quyền ưu tiên cao hơn.

Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào quy tắc và sau đó sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để thay đổi thứ tự. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng và xem các quy tắc chỉ áp dụng cho ô đang được chọn hoặc cho mỗi trang tính trong workbook.

Ngoài ra còn có một mục gọi là Stop If True, mà tôi sẽ không giải thích chi tiết ở đây vì nó khá phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đọc các hướng dẫn về mục này từ Microsoft, họ đã giải thích nó rất chi tiết.

Tùy chọn định dạng có điều kiện mới trong Excel 2010

Định dạng có điều kiện trong Excel 2010 cũng giống như trong Excel 2007. Tuy nhiên, có một tính năng mới làm cho nó hấp dẫn hơn nhiều.

Trước đó tôi đã đề cập rằng phần Highlight Cells Rules cho phép bạn so sánh một bộ dữ liệu này với một bộ dữ liệu khác trên cùng một bảng tính. Trong Excel 2010, bạn có thể tham chiếu một bảng tính khác trong cùng một workbook.

Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này trong Excel 2007, nó sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu từ một bảng tính khác, nhưng sẽ cung cấp cho bạn một thông báo lỗi khi bạn cố gắng bấm OK ở cuối quy trình.

Trong Excel 2010, bây giờ bạn có thể làm điều này, nhưng nó có một chút khó khăn vì vậy tôi sẽ giải thích từng bước một. Tôi có hai bảng tính và trên mỗi trang tính, tôi có dữ liệu từ B2 đến B12 như lợi nhuận.

Nếu tôi muốn xem giá trị nào trong B2 đến B12 từ trang 1 lớn hơn giá trị B2 đến B12 của trang 2, trước tiên tôi sẽ chọn các giá trị B2 đến B12 trong trang 1 và sau đó nhấp vào Great Than trong phần Highlight Cells Rules.

cell reference

Bây giờ bấm vào nút tham chiếu ô mà tôi đã đề cập ở trên. Hộp sẽ thay đổi và biểu tượng con trỏ sẽ trở thành hình chữ thập màu trắng. Bây giờ hãy tiếp tục và nhấp vào trang tính 2 và chọn CHỈ ô B2. KHÔNG chọn toàn bộ phạm vi từ B2 đến B12.

select cells range

Bạn có thể thấy rằng hộp hiện có một giá trị của =Sheet2!$B$2. Chúng ta sẽ cần phải thay đổi thành =Sheet2!$B2. Về cơ bản, chỉ cần bỏ $ trước số 2. Điều này sẽ giữ cột cố định, nhưng cho phép số hàng thay đổi tự động. Vì bất cứ lý do gì, nó không cho phép bạn chỉ chọn toàn bộ phạm vi.

Nhấp vào nút tham chiếu ô một lần nữa và sau đó nhấp vào OK. Bây giờ các giá trị trong trang 1 lớn hơn trang 2 sẽ được định dạng theo các tùy chọn định dạng bạn đã chọn.

conditional formatting

Hy vọng rằng, tất cả sẽ hữu ích với bạn! Khi nhìn vào Excel 2013, dường như không có tính năng mới nào khi nói đến định dạng có điều kiện. Lời khuyên cuối cùng, nếu bạn cảm thấy các quy tắc mặc định không phù hợp với những gì bạn đang cố gắng thực hiện, bạn có thể nhấp vào tùy chọn New Rule và bắt đầu lại từ đầu.

Điều tuyệt vời của việc tạo ra một quy tắc mới là bạn có thể sử dụng một công thức để xác định các ô cần định dạng, điều này thực sụe rất hữu ích.

format cells rule

Mặc dù định dạng có điều kiện trông tương đối dễ dàng và đơn giản, nhưng nó có thể trở nên khá phức tạp tùy thuộc vào dữ liệu và nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng bình luận. Chúc thành công!

- Tags: